Payroll & HR Administrator

About us:

Gower College Swansea is one of the largest colleges in Wales with a strong reputation for high quality teaching and learning. We have six campuses across the city with over 4,500 full time learners and 10,000 part time learners. We currently have a turnover of over £50 million making us a major employer in the region with approximately 1,000 staff.

At Gower College Swansea we are passionate about investing in our staff and looking after their wellbeing to ensure they feel supported in work and also at home.

The role:

Work alongside the HR Officer to ensure the efficient running of the HR administration process, to deliver high quality service for staff and managers. Processing documentation for payroll, including starters and leavers, ensuring the HR database is accurately updated and related HR records and files are kept up to date accordingly.  Ensuring all information on the HR database and Excel spreadsheets is accurate and up to date.

  • Full Time (37 hours per week)
  • Permanent
  • £26,907 - £29,242 per annum
  • Tycoch Campus

Key Responsibilities:

  • Process new starter documentation for payroll, ensuring information is accurate and relevant checks have been completed.
  • Administration of leavers, calculating annual leave entitlements, instructing payroll and informing IT.
  • Collate and process hourly paid timesheets and overtime claims to agreed monthly payroll deadlines, ensuring high accuracy. 
  • Collate, process and review monthly part-time lecturing payments to agreed payroll deadlines, ensuring audit trails are maintained.

About you:

  • Level 3 qualification or equivalent in relevant area i.e. Business Administration
  • Level 2 (Grade A-C) or equivalent Maths and English qualification
  • Previous experience of using Excel including formulas and pivot tables
  • Experience of handling large volumes of data

Benefits for you:

  • 28 days annual leave, plus bank holidays, and the college is closed for two weeks over the Christmas period
  • A Local Government Pension Scheme with an average employer contribution of 21% (2023)
  • 2 staff well-being days
  • Discounted Sport Centre gym membership for £60 per year
  • View more benefits here: https://www.gcs.ac.uk/recruitment/benefits-and-wellbeing

We welcome applications from individuals regardless of age, gender, ethnicity, disability, sexual orientation, gender identity, socio-economic background, religion and/or belief. We particularly welcome applications from groups currently underrepresented within our organisation.

If you wish to continue your application journey using Welsh Language, please visit our Cymraeg site. We encourage Welsh Language applications as we recognise the importance of delivering services in Welsh, and the need to grow our bilingual workforce.

Gower College Swansea is committed to safeguarding and promoting the welfare of young people and expects all staff to share this commitment. Appointments are subject to an enhanced DBS check and require registration with the Education Workforce Council for Wales.

Please note that we are expecting a high volume of applicants for this vacancy. If we do, we may close the post before the specified date, therefore an early application is recommended.

Appointments will normally be made to the bottom of the salary scale with annual increments on 1st August each year (subject to a start date before 1st February).

Benefits:
28 days annual leave, plus bank holidays, and the college is closed for two weeks over the Christmas period.

For further information about the role including job description and application form please visit the vacancies section of our website via the apply link.

 

Gweinyddwr Cyflogres & AD  

Cyfeirnod: NOV20232989

Amdanom ni:

Coleg Gwyr Abertawe yw un o golegau mwyaf Cymru ac mae gennym enw da iawn am addysgu a dysgu o ansawdd uchel. Mae gennym chwe champws ledled y ddinas a dros 4,500 o ddysgwyr amser llawn a 10,000 o ddysgwyr rhan-amser. Ar hyn o bryd, mae gennym drosiant o £50 miliwn, sy’n golygu ein bod yn gyflogwr sylweddol yn y rhanbarth. Rydym yn cyflogi tua 1,000 o staff.

Yng Ngholeg Gwyr Abertawe, rydym yn angerddol am fuddsoddi yn ein staff a gofalu am eu lles, er mwyn sicrhau eu bod yn derbyn cefnogaeth yn y gwaith a gartref.

Y rôl:

Gweithio ochr yn ochr â’r Swyddog AD i sicrhau bod y broses weinyddu AD yn cael ei rhedeg mewn modd di-dor, er mwyn cynnig gwasanaeth o’r radd flaenaf i staff a rheolwyr.  Prosesu dogfennaeth ar gyfer y gyflogres, gan gynnwys ffurflenni cychwyn a gadael, er mwyn sicrhau bod y gronfa ddata AD yn cael ei ddiweddaru. Bydd gofyn i chi hefyd ddiweddaru unrhyw gofnodion neu ffeiliau eraill sy’n ymwneud ag AD. 

  • Amser-Llawn (37 awr yr wythnos)
  • Parhaol
  • £27,035 - £29,381 y flwyddyn
  • Campws Tycoch

Cyfrifoldebau Allweddol:

  • Prosesu dogfennau cychwyn a gorffen ar gyfer y gyflogres, gan sicrhau bod gwybodaeth yn gywir a bod gwiriadau cysylltiedig wedi’u cwblhau.
  • Gweinyddu ymadawyr, cyfrifo hawliau gwyliau blynyddol, cyfarwyddo’r gyflogres a rhoi gwybod i’r adran AD.
  • Coladu a phrosesu taflenni amser a delir fesul awr a hawliadau goramser o fewn y terfynau amser mewn modd manwl a chywir. 
  • Coladu, prosesu ac adolygu taliadau i ddarlithwyr rhan-amser, gan gadw at derfynau amser. Bydd angen i chi hefyd sicrhau bod archwiliadau priodol yn cael eu cynnal.

Amdanoch chi:

  • Cymhwyster Lefel 3 neu gyfwerth mewn Gweinyddu Busnes.
  • Lefel 2 (Gradd A-C) neu’r cyfwerth mewn Mathemateg a Saesneg
  • Profiad o ddefnyddio Excel gan gynnwys fformiwlâu a thablau colynnu
  • Profiad o ymdrin â llawer iawn o ddata

 Buddion:

  • 28 diwrnod o wyliau blynyddol ynghyd, a gwyliau banc, hefyd, mae’r Coleg ar gau am bythefnos dros gyfnod y Nadolig
  • Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol a chyfraniad cyflogwr o 21% ar gyfartaledd (2023)
  • 2 ddiwrnod lles i staff
  • Disgownt ar gyfer aelodaeth Campfa Chwaraeon - £60 y flwyddyn
  • Cliciwch y linc i ddarganfod rhagor o fuddion: https://www.gcs.ac.uk/cy/recruitment/benefits-and-wellbeing 

Rydym yn croesawu ceisiadau gan unigolion, waeth beth fo’u hoedran, rhyw, ethnigrwydd, anabledd, cyfeiriadedd rhywiol, hunaniaeth rhywedd, cefndir economaidd-gymdeithasol, crefydd a/neu gred. Rydym yn croesawu’n arbennig ceisiadau gan grwpiau nad ydynt wedi’u cynrychioli’n ddigonol o fewn ein sefydliad.

Os hoffech ymgymryd â’r broses ymgeisio trwy gyfrwng y Gymraeg, ewch i’n gwefan Cymraeg. Rydym yn annog unigolion i gyflwyno ceisiadau Cymraeg gan ein bod yn cydnabod pwysigrwydd darparu gwasanaethau Cymraeg a’r angen i ehangu gweithlu dwyieithog.

Mae Coleg Gwyr Abertawe yn ymrwymedig i ddiogelu a hyrwyddo lles pobl ifanc ac rydym yn disgwyl i bob aelod o staff gydymffurfio â’r ymrwymiad hwn. Bydd gofyn i’r ymgeisydd llwyddiannus ymgymryd â gwiriad DBS manylach a chofrestru gyda Chyngor Gweithlu Addysg Cymru.

Rydym yn disgwyl nifer fawr o ymgeiswyr ar gyfer y swydd wag hon. Os derbynnir llawer o geisiadau, efallai y byddwn yn atal unigolion rhag cyflwyno cais cyn y dyddiad penodedig. Awgrymir felly ichi gyflwyno’ch cais yn gynnar.

Fel rheol, bydd penodiadau yn cael eu gwneud ar waelod y raddfa gyflog gyda chynyddrannau blynyddol ar 1 Awst bob blwyddyn (yn amodol ar ddyddiad cychwyn cyn Chwefror 1).

Buddion:
28 diwrnod o wyliau blynyddol ynghyd, a gwyliau banc, hefyd, mae'r Coleg ar gau am bythefnos dros gyfnod y Nadolig